４月と言えば心機一転、スタートの時期でもあります。
春から転職や移動で新しく職場が変わる人もいれば、学校を卒業して新入社員として入社する人など、新しい場所でのスタートが始まりますね。
それに加え歓迎会も増える時期になります。
そこで活躍するのが幹事。
幹事になってしまうと人数の把握からお店の予約、司会進行まで何かと大変なんですよね。
私も経験者の１人です。
会社の〇〇会というイベントは必ず、乾杯～最後の締めまでそれなりの流れというものがありますね。
誰に頼んだら良いのか？誰に頼むべきなのか？と社会では結構重要だったりするものです。
今回は初めて幹事を任されてしまい戸惑っている人へ、失敗しない為のちょっとしたアドバイスをしたいと思います。
目次
歓迎会の乾杯の挨拶と締めの挨拶は誰にお願いするべきか
歓迎会が決まると乾杯と締めの挨拶をお願いするのも幹事の大切な役割です。
業務外ではありますが、これも仕事に繋がったりと輪を広げるチャンスでもあるのでしっかり失敗しないようにしましょう。
乾杯の挨拶は参加者の中で役職が一番上の上司へ！
これが社会の常識のようです。
私の職場は毎年２回、会社全体の飲み会があったのですが最初の挨拶はやはり社長でした。
当初乾杯の音頭は毎回役職の位が三番目の課長がやっていましたが、
調べてみると幹事がやるという会社や挨拶と乾杯の音頭は同じ人にお願いしているケースもあったので会社によってその辺は少しずつ変わってくるようです。
前回の幹事に確認しておくとよいですね。
締めの挨拶は参加者の中で役職が二番目の上司へ！
お酒が入り盛り上がってグダグダになっているかもしれません。
上司の状態に気を配りつつ少しばかりお言葉を頂き、一本締めや三本締めでサクッと気持ちよく終わりにしてもらうのがよいそうです。
大企業で役職の順位に不安な人はこちらの役職順位を参考に↓
「http://business-textbooks.com/positiontitles/」
これくらいは知っていると思いますが念のための気を付けたいこと。
- 挨拶をお願いするときは必ず事前にお願いをして了承をもらいましょう
当日急にお願いするのは社会人としてマナー違反です。
- 事前にお願いする時期について
歓迎会の日時、場所が決まり次第早めにお願いしておきましょう。
- 挨拶（スピーチ）の時間を失礼のないように伝えておく
ついつい内容のない話をしてしまう話好きの上司っていますよね？
中だるみをしない為にも「３分～５分程度で良いので簡単なご挨拶をお願いしたいのですが」と一応伝えておくと良いと思います。
幹事は当日、再度「よろしくお願い致します」と挨拶しておくのも確認になって良いと思います。
歓迎会の司会進行の流れとは
誰もが幹事に期待をしているいのでテキパキと行動できるようにしましょう。
例）
・開会の言葉（幹事：簡単な自己紹介も含める）
・乾杯の挨拶（役職の位が一番高い上司）
・新入社員や移動してきた社員等の自己紹介（毎年恒例の場合）
＊これも事前にしっかり打ち合わせしておきましょう。
・食事、歓談
・余興・ゲーム
・締めの挨拶（役職の位が二番目に高い上司）
・閉会の言葉
・２次会の案内（ある場合）
会社によって流れや内容は少し違ってきます。毎年の例に従って流れを決めていきましょう。
新入社員の紹介などは私の職場では人数や会場の時間の関係で食事や歓談の時にやっていました。
はっきり言ってこの時間帯はほぼ誰も聞いてないのでできればお酒が入る前をお勧めします。必ず確認しましょう。
慣れていない人はかなり緊張すると思いますが、司会者は必ず台本みたいなものを持っていますよね。ファイルにしっかりまとめて確認しながら進めるようにしましょう。
参加したことがある人はわかると思いますが、始まってしまうと２、３時間あっという間に過ぎてしまいます。
簡単な注意点）
・時間配分に注意（腕時計を持っていると◎）
・暗くならないよう、声のトーンや話すスピードなどに気を付ける。
・必ず過去の幹事経験者の話を聞いておく
幹事はいろいろな意味で自分をアピールする絶好のチャンスですね。
しっかりと事前準備をして臨みましょう。もしかしたら今後、自分の会社での立場が変わるかもしれませんよ。
歓迎会のお礼メールを送ろう、書き方とは
歓迎会後にお礼メールを送るって知っていましたか？
お礼メールを終えてこそ今回の幹事の仕事が終了するんですね！
そんなお礼メールの書き方と注意点をまとめておきます。
どんなことを伝えればよいか？
- 時間を調整して歓迎会に参加してくれた社員や上司へ感謝の気持ちを伝える
- 至らない点があったと自覚がある場合はお詫びの言葉も入れる
- 会計報告
いくら会費が集まり、実際いくら支払ったのかを数字で明確にすることはとても大切ですね。
余った場合は返金があったり、次回の飲み会に持ち越すという会社も多いようです。
- 個別に挨拶をお願いした上司へはできれば口頭で！その他の出席してくれた社員には会った時に一言お礼を言っておくと評価も上がりますね。
例文）
件名）〇月〇歓迎会のご参加ありがとうございました。
内容）
おはようございます。（又はお疲れ様です）
昨日はお忙しい中、時間を調整し歓迎会に出席してくださりありがとうございました。
おかげで素晴らしい歓迎会になりました。
初めての幹事で至らない点も多々あったことをご容赦ください。
反省点を生かし、また幹事になった際は皆さまご協力お願い致します。
メールで恐縮ですが、取り急ぎお礼申し上げます。
（毎回会計報告をしている場合は記載）
幹事 〇〇部○○課 ○○ ○○(氏名)
注意点）
- 歓迎会の翌日中（できれば朝一）にメールを送る
- 敬語に気を付ける
- 件名は歓迎会参加のお礼メールと分かるように記載
- 簡潔かつ、相手に誠意が伝わるように
まとめ
幹事はとても大変ですが終えた後はかなりの達成感を得られるはずです。
また色々な人に自分を覚えてもらうチャンスでもあります。
挨拶をお願いするには誰が適任か？何に注意するべきかをきちんと把握して最高の歓迎会にしましょう。
初めての幹事で完璧を目指すことは難しいですか、幹事として相手に出席してくれた感謝の気持ちや誠意を伝えられるよう努力しましょう。
この経験は絶対に無駄にはなりません。頑張ってください。