新入社員の挨拶メールの書き方、例文!返信マナーについて

春からいよいよ新たなスタートとして本格的な社会人になる人も多いと思います。

中には研修で3月から数日出社する予定がある人もいるかもしれませんね。

今の若い人たちは昔と違って既に多くの人がパソコンを使いこなせるかと思います。

社会に出ると会社全体、部署全体、グループ全体、職種によっては個人に携帯電話やアドレスが与えられ、社内や取引先でも使われます。

メールができる人はほとんどだと思いますが、ビジネスメールのマナーではどうでしょう。

友達に気軽に送るメールとは全く違うものになってきますね。

入社して少しずつ学んでいくと思いますが、少しでもメールの返信マナーや書き方を知っておくと会社の先輩に教えてもらう時には復習になり分かりやすいですね。

 

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新入社員の挨拶メールの書き方と例文とは

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新入社員に必ずついて回るのが「挨拶」。

何をするにも挨拶からです。

まずは挨拶メールと書き方について知っておきましょう。

社内に送る挨拶メール編

まず社内の誰に挨拶メールを送ればいいのか?ここから既に疑問の人もいるのでは?

入社式に出席していない上司や先輩方に送りましょう。

直接挨拶出来るようならすぐに挨拶しに行きましょう。

近くにいるのにメールで挨拶なんて逆に悪印象ですからね!

例えば支店が遠く直接の挨拶が難しいときや、今後お世話になると思われる方々など。

どこに送ればいいかはまだ分からないと思うので、なるべく早く合間を見計らって指導をしてくれる身近な先輩に確認できればいいですね!

分からないことを聞けるのは新入社員の特権です!!どんどん聞きましょう。

例文)

件名:【入社のご挨拶】〇〇部○○課所属 〇〇 ○○(氏名)

初めまして。

この度4月より〇〇部○○課に配属が決まりました〇〇 〇〇と申します。

出身は〇〇県で、大学は○○大学○○学部○○を専攻しておりました。

初めてことばかりで何かとご迷惑をおかけするかと思いますが、

指導いただき1日でも早く皆様のお役に立てるよう頑張ります。

ご指導よろしくお願い致します。

〇〇課○○部 〇〇 ○○

電話番号:(支給されていれば記載)

mail:(支給されていれば社内アドレス)

<注意点>

  • 件名は入社の挨拶だと分かることを必ず記載する
  • 内容は簡潔に書く!

だらだら書いても最後まで誰も読んでくれません。皆さん忙しいのです。

挨拶メールは礼儀として送るということが重要です。

  • 敬語に気を付ける

顔文字、ビックリマーク等を使わない。

  • 送るタイミングに注意する

忙しい時間帯、特に午前中は避けた方が良さそうですね。

一番いいタイミングはお昼休みがオススメ。

  • 指導してくれる先輩にチェックをしてもらう

これはもしお願いできればでよいかと思います。

社外メール編

社内と社外では少し内容等違ってきますね。

例文)

件名:【ご挨拶】○○株式会社 ○○ ○○

本文)

株式会社 ○○(相手の会社名)

○○部○○課 課長 〇〇様

平素は大変お世話になっております。

この度、4月1日付けで〇〇株式会社に入社いたしました〇〇部〇〇課の〇〇 ○○と申します。

○○株式会社様とは弊社におきまして重要な取引先と承っております。

入社して間もないため至らぬこともあるかと思いますが、先輩の指導のもと1日でも早く環境に慣れ業務に励む所存でございます。

今後とも変わらず、ご指導賜りますようお願い申し上げます。

メールでのご連絡で失礼とは存じますが、取り急ぎご連絡申し上げます。

〇〇株式会社

〇〇部〇〇課 〇〇〇〇(氏名)

住所:

電話番号:

メールアドレス:

という感じになります。社内挨拶メールとは少し文章が違うことに気づいたと思います。

<注意点>

  • 会社名は省略しない。(株)(有)などはダメ。
  • 役職名がある場合は必ずつける。課長〇〇様 ※“〇〇課長様”は間違いです。
  • 敬語に注意
  • 簡潔に書く

取引先なので、いつもお世話になっていることと、自分の会社にとって大切な取引先だと言うことは挨拶メールに入れておくのがマナーです。

 

新入社員が初めてメールを貰ったときの返信マナーと書き方とは

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社会人になり本格的に仕事をするようになると、最初に朝デスクについたらメールチェックという人も多いと思います。

私の職場は支店各1台でメールを管理していたので、出勤が1番だった場合は必ずメールチェック、重要なものは印刷して上司の机に置いておくというのがルールでした。

<注意点>

  • 24時間以内(できれば確認した時点で)に必ず返信する

返信の必要性を問わず、メールが来たら必ず「確認しました」の返信をまず送りましょう。プライベートと違いこれも仕事の1つです。

今はLINEが当たり前のように普及していて既読も分かりますが、メールではわかりません。それでは相手にも失礼だし不安にさせます。それに新入社員となれば必須です。必ず返信を!!

ただし、社員全体が見られるようなメールは返信の必要がないこともあるので不安な人は先輩に確認してくださいね。

内容は挨拶メールよりは堅苦しくなる必要はないと思います。

社内の場合

件名)〇〇の件(いつの用件かなど相手にすぐわかるように記載)

お疲れ様です。

内容を確認しました。

ご連絡ありがとうございます。

〇〇

 

社外の場合(少し敬意を払う)

件名)内容が分かるタイトルを記載

会社名や送り先の名前(ある場合は役職名も)必須

〇〇株式会社 課長〇〇様 又は 〇〇様

いつもお世話になっております。

ご連絡ありがとうございます。

*仕事の内容のことを記載

自分の会社名・所属・氏名

電話番号を記載

<注意点>

  • 件名:いつ、なんの返信なのかを記載
  • 挨拶:
  • 連絡をくれたことへの敬意を払う
  • 再度返信が欲しい場合は「お返事(ご返答)お待ちしております」、必要なしの場合は「何か不都合がございましたら、お知らせください」で締める。
  • メールを返信するときに自動で出る【Re:】ですがこれが続くのは好ましくないようなので3回程度続いた場合は件名を新しくするのがマナーのようでした。
  • 社外へのメールの返信はコツをつかむまでは先輩に確認してもらうとよいですね。

 

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上司にメールを送るときの注意点とは

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上司にメールを送る内容はほとんどが「業務の報告・確認の依頼」だと思います。

  • 件名を分かりやすく、【緊急】【至急】【ご確認】【報告】を入れ内容を記載
  • 前置きは短く

お疲れ様です。〇〇です。でOK。

  • 内容を簡潔に書く

「〇〇の会議の結果について報告致します。」

「先日の○○について確認お願い致します。」

など結論を冒頭に持っていくと分かりやすですね!

期日までに返答が欲しい場合は、「〇月〇日までにご対応お願い致します。」ときちんと期日を記載しましょう。

 

まとめ

社会にでると新たにビジネスマナーを学ぶことになります。

初めてのことで覚えることは山ほどあると思いますがメールの挨拶や返信マナーも大切な業務の一環です。

メールは相手に顔が見えません。内容である程度の人物像を描くものです。

きちんとした対応をすることで実際会った時の印象も違ってきますよね。

常識ある社会人を目指しましょう。

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